A chat about organized mess & How to write the ultimate to-do list

A chat about organized mess & How to write the ultimate to-do list

ENGLISH RECAP BELOW

ORGANISERET ROD
En term nogle af os er meget bekendt med. Jeg er i allerhøjeste grad. Jeg er et ret rodet menneske; når jeg er hjemme, lægger jeg mine ting, hvor jeg lige synes, og i mit hoved skaber jeg små (åbne) kasser, hvori jeg putter mine tanker. Lige netop det faktum at kasserne er åbne bevirker, at mine tanker har mulighed for at bevæge sig rundt, som det passer dem. Mit sind er en sand fortaler for at vandre – ikke den dejlige, slentrende søndagstur, ligesom ‘normale menneskers’ sind, men mere i stil med “Hey, derovre, der ser det spændende ud! Og derovre! Og derovre!” Mit sind er mere som Picadilly Circus i myldretiden end den skønne søndagstur i Kew Gardens… Jeg har tendens til at blive forvirret og glemmer ofte mine ting; min computer i flyet, mine nøgler og andre ting, jeg ikke kan huske, hvor jeg har lagt. Tilmed leder jeg ofte efter min telefon, selv om jeg står med headset i ørene og snakker i telefonen, som har sin faste jeg-taler-i-telefon-plads i min bh…
Sommetider bliver jeg nemt distraheret, og ind imellem indtager mit sind et egerns hjerne; ud af den blå luft dukker der idéer op, som jeg  skrive ned og brainstorme på nu. For at få styr på alle disse idéer og tanker har jeg notesbøger liggende stort set alle steder, jeg befinder mig; i min håndtaske når jeg er på farten. På mit natbord. På køkkenbordet. ved siden af sofaen og i min yogataske. Jeg er ganske enkelt nødt til at skrible mine idéer ned, når de er der, ellers forsvinder de som dug for solen og inden længe, er de væk. Jeg står tilbage og funderer (og irriterer mig) hele dagen over, at jeg ikke kan huske lige præcis, hvad den gode idé var.
Ovenstående synes muligvis ikke som værende en del af et organiseret rod. Og med god grund forstår jeg, hvis du ikke kan hotte ud af sammenhængen. Den består dog i, at nej: ovenstående er ikke organiseret rod – det er bare rod. Dog synes det at indtage en form af organiseret rod, da jeg i bund og grund ér meget organiseret. Paradoksalt? Ja. Jeg organiserer mit rod, og selv om min hjerne sommetider bliver egerniseret og mine kasser forbliver åbne, organiserer jeg alt fra min kalender, mit rod (!), mit skema og mine aftaler, jeg kommer altid til tiden, jeg organiserer mine notesbøger og ved lige præcis hvad jeg skriver hvor. Jeg prøver at at organisere mine tanker mere og mere, dog er jeg kommet til at acceptere, at jeg sommetider ikke kan kontrollere mine (til tider flyvende) tanker. I stedet har jeg favnet min kreative hjerne, som gerne vil tænke mange tanker, udvikle idéer, skabe og ind imellem flyve. Jeg kan, når alt kommer til alt, faktisk godt li’ det. Jeg tror endda, jeg elsker det.

TRAVLT MEN GLAD
Jeg har det med at være i vigør hele tiden. Også selvom jeg ikke har nogle egentlige planer for en given dag, eller endda for en hel uge. Jeg er ret glad for mit eget selskab og skal sjældent underholdes udefra – er det tilfældet, vil jeg allerhelst læse en bog eller se en (rigtig) god serie. Jeg er de seneste år ligeså blevet rigtig glad for at favne mit travle, rodet og alligevel organiseret sind. Jeg sætter ofte daglige gøremål op for mig selv: jeg skriver herinde, jeg arbejder på min lille baby The New Diary, jeg søger inspiration og skribler idéer og koncepter ned for nye bøger, nye måde at vokse på, på et personligt plan, og nye måder at integrere min daglige yoga og meditation/visualisering.
Mit sind er pakket ind i opskrifter, yoga asanas, visualiseringer og nye idéer til mine bøger, som advokerer for personlig udvikling – og dermed bliver mit skema fyldt ud, særligt når jeg også fylder på med hyggelige aftener i veninders selskab og coffee dates.
Er jeg travl? Ja. Er jeg glad? Helt absolut!

MIN TO-DO LISTE
Jeg har, så længe jeg husker, advokeret for to-do lister. Ikke blot de helt almindelige, selv om mine lister sommetuder også indtager denne form. Jeg er meget grundig, når det gælder min to-do liste; det er den, der får mig i gang og den, jeg kan se, at jeg bevæger mig fremad på. Det er lidt ligesom med rengøring: det er vidunderligt at se resultater og ikke mindst at få tingene gjort. Min to-do liste giver mig et godt overblik og ligeså et overblik over, hvad der er min vigtigste opgave. Min MIT er altid punkt 1 på min liste, hvilket tillader mig at sluge den største kamel fra morgenstunden – lige efter at have slubret lidt af min morgenkaffe. Jeg skriver endda min daglige yoga, således den er skemalagt – men sommetider sniger mit rodede sind sig ind og forpurrer min eller så nøje lagte planer, idet jeg lige vil bruge bare lidt længere tid på en bestemt yoga asana. ligesom Kompasset, som jeg arbejder på i øjeblikket. Der skal være plads til spontanitet . og længe leve eftermiddage med impulsive kaffeaftaler og croissanter.
Nogle få ting som jeg dog er særdeles opmærksom på, når jeg skriver min to-do liste, er punkterne, som jeg har skrevet nedenfor. Når jeg taler for mig selv, synes jeg, at mine ‘regler’ er ret gode – de motiverer mig, giver mig en realistisk tilgang i forhold til min tid – og næsten vigtigst af alt: jeg får gjort mine ting og der bliver alligevel efterladt til til mig; tid til yoga, meditation, mindfulness eller mine daglige visualiseringer.
Desuden laver jeg altid et lille, inspirerende eller motiverende quote, som fungerer som både en pejlemærke for mine tanker – og ligeledes som en motivator, ikke blot i forhold til min to-do liste, men ligeså i forhold til livet i sin helhed og de mål, jeg gerne vil opnå.

1/ START AFTENEN FØR
Jeg laver altid min to-do liste aftenen før, jeg skal bruge den. Når jeg laver den aftenen før, giver det mig et godt overblik over, hvad jeg skal i gang med og hvor jeg skal lægge mit fokus. Ligeså giver det mig en rolig start på dagen, givet at jeg allerede ved, hvor jeg skal starte. Dette bevirker, at jeg sjældent stresser over alt det, jeg skal nå. Yay!
Når jeg laver listen aftenen før, bevirker det også, at jeg er ret realistisk i forhold til, hvad jeg skal nå og ikke mindst over, hvor megen tid jeg har til at få tingene gjort. Laver jeg i (meget) sjældne tilfælde først listen samme morgen, som jeg skal bruge den, giver det mig følelsen af, at jeg altid er ét skridt bagud og blot lukker det den ubehagelige travlhed ind; jeg bliver defokuseret og får følelsen af, at jeg skal skynde mig, hvilket blot medfører, at jeg ofte glemmer de helt essentielle ting.

2/ MIT
Min MIT er den vigtigste del af min to-do liste. MIT står i al sin enkelthed for Most Important Task; den opgave, som kan synes mest overvældende, svær at tilgå, sim den vigtigste, den mest udfordrende eller den, der bare skal overstås. Når min MIT er gjort som det første efter morgenkaffen, hjælper det i høj grad min motivation på vej og jeg føler mig klar til at påtage mig opgaverne for resten af dagen i selskab med resten af min to-do liste, en varmende kop matcha og lidt morgenmad.

3/ PRIORITER TID BLOT TIL DIG
Prioriter at lave tid bare til dig. Måske ynder du at starte dagen med en meditation, en visualisering, inspirerende læsning eller en langsom start på dagen fuldt af en slow breakfast – eller måske vil du plotte tiden til dig selv ind i det eftermiddagsskema, hvor du ved, at hvis ikke du prioriterer et break fra dine gøremål, brænder du dit lys i begge ender og kommer muligvis ikke videre.
Jeg søger altid for at skemalægge tid til mig selv i løbet af min dag. Min daglige yoga, som sommetider blot bliver til nogle få solhilsener, mine power walks (også de mindfulde), mine visualiseringer og mine intentioner (mange har førhen kaldt mig en dagdrømmer, men nu ved jeg heldigvis bedre) er helt og aldeles essentielle for mit velvære som for min effektivitet.

4/ MEDIUM
En to-do liste kan komme i alle former og størrelser samt i et stort udbud af endre medier. Skriver kun mine i hånden, ligesom jeg altid har skrevet næsten alt i hånden; noter, min kalender, gøremål, etc. Jeg husker ganske enkelt tingene bedre, hvis de kommer gennem min hånd.
Selv om jeg er stor fortaler for pen og papir, er vi selvfølgelig forskellige, og der findes et utal af apps, som kan hjælpe dig til at organisere dine aftaler og som ligeledes tilbyder et stort udbud af forskellige apps til to-do lister. Klik rundt på nettet eller i App Store og se, om der ikke er en app, som lige netop opfylder dine behov – eller gør blot brug af Google Docs eller Evernote.

5/ SÆT DIG REALISTISTISKE FORVENTNINGER
Forvent meget af dig selv – men ikke for meget. For mange forventninger i forhold til hvor meget, du kan nå, trækker dig blot ned. Glem alt om at prøve at få alting gjort på én gang og forhold dig i stedet realistisk til din liste. Fokusér på hvor megen tid du behøver for at udføre blot én opgave og lav din liste derefter. Selvfølgelig er vi sommetider nødsaget til at skynde os, særligt når vi bevæger os hen mod en deadline, men lad være med at knække nakken over ting, der i realiteten kan vente til i morgen. Og jo, det er dejligt lige at nå den ekstra ting, som du egentligt ville have udskudt til i morgen – jeg gør det selv sommetider, men lever man i virkeligheden sine dage (og sit liv) på denne måde, ender man meget vel med en god omgang stress – eller det, der er værre.

6/ ÈN TING AD GANGEN
Mange af os jonglerer rundt med flere forskellige gøremål på én og samme tid, men i realiteten får vi langt mere ud af at tage os af blot én ting ad gangen. Nogle gøremål trækker ud; vi venter på svar fra andre, vi har brug for at tænke os om eller også arbejder vi med noget, der er ude af vores hænder – og så er det naturligvis okay at gå videre til næste opgave. Hvis du dog er i stand til at mingelere rundt med blot én opgave ad gangen, så gør det. Chancerne for at du føler dig overvældet og på længere sigt udkørt over at multitaske med hele to-do listen på én gang er større, end hvis du blot bevæger dig inden for et mindre områder, som udgøres af det ene punkt på listen. I sidste ende kører man fast og sidder tilbage med en halv-færdig to-to liste, en følelse af demotivation og en bunke tanker, som ikke gør andet end at at stresse sig.
Er du i fuld gang med din liste og kommer i tanke om bare en mere ting, som skal gøres, skriv det da ned så hurtigt som muligt og læg det væk, således du kan tage dig af det senere – medmindre det selvfølgelig udgøres af noget yderst vigtigt, som du (ahem…) havde glemt at skrive på din liste aftenen før. Been there, done that.

7/ EN NY LISTE
Hver eneste dag kræver en ny to-do liste. Lad være med at holde dig til listerne fra dagene forinden, de vil blot bidrage til en tankevirksomhed, der koncentrerer sig om alle de ting, du ikke nåede. Hvad end disse ting var, tilføj dem til din nye liste og start på en frisk hver dag. Sommetider bliver jeg ved at tilføje små ting til min to-do liste; alt fra oprydning til bagning – de dage jeg ikke når disse ting, skemalægger jeg enten tid til dem dagen efter, skynder mig at få dem gjort eller også tilføjer jeg dem til listen til dagen efter og sørger for at få det gjort. Sommetider er det disse små ting, som i realiteten ikke tager så lang tid, som man havde forventet – eller også er det de ting, som i realiteten fungerer som et dejligt afbræk – eksempelvis som det at bage en dejlig kage og blot nyde duften, som fylder hjemmet. Disse små ting, selv oprydning og rengøring, kan ligeså vel implementeres som en del af din daglige dosis af mindfulness. Selv om det i nogles ører kan lyde skørt, er det i virkeligheden ret meditativt.

8/ SKEMALÆG DIN (FRI) TID
Hvis du er typen, der er rigtig organiseret, kan du evt. forsøge dig med at skemalægge din tid. Hvis du ikke er, så prøv blot at skemalæg den i forhold til, hvilke opgaver du gerne vil have overstået, før du “må” tjekke ind andre steder.
Det kan være en stor fordel blot at tjekke sin e-mail om morgenen og om eftermiddagen. Det kan være helt enormt distraherende, hvis man på forhånd ved, at der hænger e-mails til tørre, som man i løbet af dagen skal forholde sig til og have svaret på. Og mens du nu er ved at fundere over, hvordan du kan implementere denne del, så kan du lige så vel tænke over, om det er tid til at indføre samme ‘regel’ for de sociale medier. Det går i al sin enkelthed ud på, at du skemalægger (eller holder dig til når-jeg-er-færdig-med-denne-opgave-så-må-jeg-regelen) din tid på dine SoMe-kanaler, såsom Twitter, Instagram, Facebook, Youtube eller hvad end du foretrækker. De sociale medier er vidunderlige at tjekke ind på, vidunderlige steder at finde inspiration til opskrifter, mode, indretning og rejser, og selvfølgelig skal der være tid til dem og det afbræk, de bidrager med – sæt blot tid af til dem, så de ikke forstyrrer dig i din daglige to-do liste.

Hvordan arbejder du med din to-do liste? Har du overhovedet en? Og hvad gør du for at optimere den? 

to do list

ENGLISH RECAP

ORGANIZED MESS
Are you familiar with the term ‘organized mess’? I am. Indeed. I am an extremely messy individual; when home I put my stuff where ever I feel like, in my head I create small open boxes where I put my thoughts – and given the boxes are open, my thoughts are very likely to move around just as it suits them. My mind is a true advocate for wandering about, not sunday-ish strolling around like normal people’s minds, but more like “Hey, I to go there! And there! And there! Aaaand… There!” That’s more like Picadilly Circus in rush hour than that wonderful Sunday stroll
l in Kew Gardens… I tend to get confused and often forget my keys, I forget where I put this and that and when I’m on my phone, I keep looking for it (it’s usually in my hand, or tucked into my bra when talking to someone). I (sometimes) easily get distracted and my mind has, every now and then, the brain of a squirrel; out of the blue new ideas pop into my head, which I have to write down or brainstorm on now. To get hold of all these ideas and thoughts, I keep a notebook in my handbag.. On my bedside table.. On the kitchen table and by the sofa. I need to write my ideas and thoughts down when they are there; if I don’t, they get lost almost the minut they came and I will most likely spend quite a few hours of my day thinking about what exactly popped into my head – and I will never get hold of the same idea again.
Well.. The above doesn’t sound like an organized mess, does it? I’ll let you in on a little secret: it’s not. Trust me. When my mind and my everyday moves becomes the organized mess, it’s due to the fact, that even though my brain has been squirrelized and my boxes keep popping open, I am actually quite organized. I organize my mess, I organize my recipes, I organize my agenda and my schedule, I organize my to-do-list (very thoroughly), I’m always on time – even almost always a bit earlier, I organize my notebooks in order to know exactly where to write which ideas down and I try to organize my mind and have accepted the fact, that sometimes I cannot control my thoughts and my creativity – and I have come to the conclusion that I have to embrace my creative mind, not pressing the control button too often and just let it be. I have come to terms with what my mind is and as of fact; I truly like it. I think I even love it.

BUSY BUT HAPPY
I tend to get busy all the time – even when I have no plans for the day, or maybe even the whole week. I am quite  skilled in loving my own company, and now al in embracing my busy, organized but messy mind. I set op things to do for myself; doing blogposts in here, working on my little baby The New Diary, seeking inspiration and jotting down ideas and developing concepts for new books, new ways to grow and new ways to do yoga on a daily basis. My mind is wrapped up in recipes, yoga positions, visualization and new ideas for my books advocating for personal growth – and my schedule tends to get busy when plotting in cosy nights with friends and coffee rendezvous.
Am I busy? Yes. Am I happy? Absolutely!

MY TO-DO LIST
I have always been advocating for to-do lists. Not the regular ones stating that I have to do the laundry, the dishes, follow up on this and that and do this and this – even though my to-lists tend to look a bit like it anyway.
I am keen on doing my do-do list thoroughly, providing myself with an overview and an MIT which allows me to swallow the biggest frog as first thing in the morning – right after having sipped on my morning coffee, that is.
I even jot down my daily yoga – and sometimes my messy mind shows it’s true self and messes up my thoroughly made to-do list having to want to spend just a bit more time on practicing a particular asana, as the Compass, which I’m currently quite keen on.
A few things that I am very aware of when doing my kick-ass to do list though, is what I have listed below. I have come up with the things I think works quite well for me and now it’s about time I let you in on them – speaking for myself I think my ‘rules’ are quite good – they even motivate me, make me more realistic in regards to my time and most importantly, they leave time for just me and myself; time for yoga, m for mindfulness, meditation or my daily visualizations.

1/ START THE EVENING BEFORE
I am always doing my to-do list the evening before I actually have to follow it. Doing my list the night before makes me aware of where I need to put my focus when waking up and too it calms my mind in the morning, given that I already know what to get my hands on. This means that stressing about this and that rarely happens – and I quite like it that way!
Doing my to-do list the night before makes me quite realistic about what to get done, about how much time I have and about how to get things done the right way. When doing my list the same morning as I’m supposed to follow it makes me feel like I’m already a few steps behind – only letting in the stressed feelings, the de-focus and the ‘hurry-up-your-late’ which only makes me likely to forget essentials things and distracts my mind.

2/ MIT
My MIT is probably my most important dot on my to-do list. MIT simply stands for Most Important Task, and this task is the one I find as the most overwhelming, the most difficult, the most important, the most urgent or the most challenging. When I have overcome my MIT as first thing in the morning, my motivation has risen to top level and I’m ready to hit they rest of my to-do’s accompanied my a cup og Matcha and some breakfast.

3/ PRIORITISE TIME JUST FOR YOU
Prioritise making time for yourself. Maybe you want to start your day off with a meditation, a visualization, some inspirational reading or just a slow breakfast – or maybe you want to plot it in your schedule in the afternoon where you know, that if you don’t prioritize a break and some time for yourself, you’re going to burn your candle in both ends. I always make time for myself during my day. My daily yoga, my power walks (or the mindful ones), my visualizations and my intentions (people used to call me a dreamer, but now I know better) are essential to my mental well-being and too essential to my efficiency.

4/ MEDIUM
A to-do list can comes in all shapes and sizes and in a various amount of different mediums. I only write mine by hand – as well as all of my notes are written by hand, given than I tend to remember things better, when it comes through my hand popping into my head.
Although I’m an advocate of grabbing pen and paper, there are a huge amount of different apps to helt you get organized and get your to-do lists done. Browse the internet, or the app store, to find an app in line with your needs – or simply make use of Google Docs or Evernotes. Whatever works for you.

5/ MAKE YOUR EXPECTATIONS REALISTIC
Expect a lot from yourself – but not too much. Too many expectations on how many things you will be able to get done only wears you down. Forget about trying to get everything done and make a list that is realistic. Think about how much time you will need to spend on each thing to do and make your list accordingly. Of course we sometimes need to hurry up when pushing deadline, but don’t break yourself doing things that can wait for tomorrow. And yes, it is nice and wonderful to juuuust squeeze in that ekstra thing, I sometimes even do it myself, but in reality, living your day to day life like that, you might as well be hospitalized with stress or something worse ten years from now.

6/ DO ONE THING AT A TIME & ONE THING ONLY
Don’t juggle around with multiple to-do’s all at once. Sometimes you’ll have to, given that some things might take more time than others, and naturally you’ll head to the next task on your to-do list. And that’s totally ay-okay! But.. If you are able to, stick to one thing & one thing only at a time. Chances are that you’ll feel overwhelmed and exhausted when trying to juggle three or more things at once, and the, ind the end, you will be stuck with a half-done to-do list, demotivation and a whole lot of thoughts that will stress you out.
If you’re in the midst of something and you suddenly remember one more thing that needs to be done, simply write it down asap and put it away for later – unless it’s something urgent, that you (ahem…) forgot to jot down on your list the night before. Lesson learned.

7/ NEW LIST
Every new day requires a new to-do list. Don’t stick with the old ones as they will only make you think of all the things you didn’t get done. Whatever that was, add them to your new list and start fresh every day. Sometimes I keep adding small to-do’s to my list, like clean up the living room or bake a cake. Whenever I don’t get those things done during my day, I sometimes add them to my new list, or I get it done rather quickly or even schedule time for it making it a part of my everyday mindfulness. Sounds crazy? It’s not, it’s actually quite meditative. Thumbs up.

8/ SCHEDULE TIME FOR THIS AND THAT
Schedule time for checking your e-mail. It can be handy to only head over to your e-mail once every morning and once every afternoon, given that it can be distracting to know that some times of the day, you’ll need to respond to the people who has enquiries. And while you’re at it; schedule time for checking in on Instagram, Twitter, Facebook, Youtube or whatever SoMe you prefer (if you for instance, like me, love Instagram). I know, SoMe is a wonderful place to live your second life, but seriously; how much time do you spend during the day scrolling through dreamy pictures of dreamy destinations and outfits? Schedule time for it and get things done in stead.

How do you work with your to-do list? Do you have any advice on how to improve? 



3 thoughts on “A chat about organized mess & How to write the ultimate to-do list”

Skriv et svar

Din e-mailadresse vil ikke blive publiceret. Krævede felter er markeret med *